引言

    近年来，随着高校本科生和研究生的大面积扩招，学位论文的写作成为大多数应届毕业生最后一个学期的重点工作。在研究生教育层面上，越来越多的高校开始规定研究生在取得相应的学位(硕士或博士)证书之前，必须发表一定数量、具备一定学术水平的科技论文，甚至高校里的教师为了评职称、年度考核也都需要发表一定量的科技论文。这些新趋势的出现，都使得科技(学位)论文的写作成为高校里的一项日常工作。

    既然是科技(学位)论文，那么文章的内容肯定少不了一些图表、公式的引用，文后还应该附有参考文献，这也是科技论文区别于一般性读物的最大特点。尤其是在学位论文的写作过程中，尽管存在着学科性质的差异，在图表、公式的使用上可能会有很大的差别，但是大量的参考文献，却几乎是每篇论文所必不可少的。所有这些图表、公式或者参考文献都有一个编号和在正文中加以引用的问题，如在学位论文中，图表和公式要求按在章节中出现的顺序分章编号，例如图1-1,表2-1，公式3-4等。在插入或删除图、表、公式时编号的维护就成为一个大问题，比如若在第二章的第一张图(图2-1)前插入一张图，则原来的图2-1变为2-2,2-2变为2-3,…，更糟糕的是，文档中还有很多对这些编号的引用，比如“流程图见图2-1"。如果图很多，引用也很多，想像一下，手工修改这些编号是一件多么费劲的事情，而且还容易遗漏!表格和公式也存在同样的问题，相信写过科技(学位)论文的读者对此都有一个切身的体会。笔者在指导毕业生论文写作的过程中也经常遇到此类问题，颇为棘手，因此就想寻求一种能对上述内容自动进行编号和引用的工具。幸运的是，我们常用的Word编辑软件就具备这种功能，只是我们没有发现而已。以下就以Word 2000为例，对图表、公式和参考文献的自动编号与引用问题作一详细论述，希望能够对)、一大的科技(学位)论文写作者提供一些帮助。

1. 图表和公式的自动编号与引用

    (1)图表和公式的自动编号可以通过Word的“题注”功能来实现。按论文格式要求，第一章的图编号格式为“图1-X"。将图插入文档中后，选中新插入的图，在“插入”菜单选“题注”，新建一个标签“图1-"，编号格式为阿拉伯数字(如果不是点击“编号”修改)，位置为所选项目下方，单击“确定”后Word就插入了一个文本框在图的下方，并插入标签文字和序号，此时可以在序号后键入说明，比如“XX信息系统流程图”，还可以移动文本框的位置，改动文字的对齐方式等。再次插入图时题注的添加方法相同，不同的是不用新建标签了，直接选择就可以了，Word会自动按图在文档中出现的顺序进行编号。

    (2)在文档中引用这些编号时，比如“如图1-1所小”，分两步做。插入题注之后，选中题注中的文字“图1-1‑，在“插入”菜单选“书签”，键入书签名，点“添加”，这样就把题注文字“图1-1”做成了一个书签。在需要引用它的地方，将光标放在插入的地方(上例中是“如”字的后面)，在“插入”菜单选“交义引用”，弹出对话框中引用类型选“书签”，“引用内容”为“书签文字”，选择刚才键入的书签名后点“插入”,Word就将文字“图1-1"插入到光标所在的地方。在其他地方需要再次引用时直接插入相应书签的交义引用就可以了，不用再做书签。

    至此我们就实现了图的编号的自动维护，当在第一张图前再插入一张图后，Word会自动把第一张图的题注“图1-1"改为“图1-2"，文档中的“图1-1”也

会自动变为“图1-2"。

    (3)表格编号的作法与图相同，唯一不同的是表格的题注在表格上方，且要求左对齐。

    公式的编号略有不同，插入公式后，将公式单独放在一个段落，版式为“嵌入式”(Word默认)，光标放在公式之后，不要选中公式，在“插入”菜单选“题注”，由于没有选中项目，所以“位置”一项为灰色，新建标签“公式1-'，点击“插入”，Word就将标签文字和自动产生的序号插入到光标所在位置。在文档中引用公式编号的方法与图相同，此处不再赘述。

    这里顺便说一下，交义引用、书签和题注都是Word的域。域是文档中可能发生变化的内容，Word使用域来进行文档自动化。多个域的联合使用可以实现更复杂的功能，各个域的具体使用方法请参考Word的帮助文件。在对图表、公式进行编号和引用时应该注意以下问题:

①    书签名最好用图(表、公式)的说明文字，尽量做到见名知“意”。

    ②题注中新建标签时，Word会自动在标签文字和序号之间加一个空格，如果想去掉这个空格的话，可以在插入题注后将空格删除，然后再将文字做成书

签。

    ③图(表、公式)的编号改变时，文档中的引用有时不会自动更新，可以鼠标右击引用文字，在弹出的菜单中选“更新域”，关闭文档再打开Word会更新所有的域。

2. 参考文献的编号和引用

    参考文献的标注本不是一件麻烦的事情，但是对参考文献编号后就成了一件麻烦的事情，产生的问题和图表公式编号的问题是一样的。手工维护这些编号是一件费力而且容易出错的事情，我们的目的是让Word自动维护这些编号。很幸运，它可以做到，方法跟图表公式的作法类似。步骤如下:

    (1)光标放在引用参考文献的地方，在菜单栏上选“插入一脚注和尾注”，弹出的对话框中选择“尾注”，点击“选项”按钮修改编号格式为阿拉伯数字，位

置为“文档结尾”，确定后Word就在光标的地方插入了参考文献的编号，并自动跳到文档尾部相应编号处请你键入参考文献的详细信息。参考文献的标注一般

要求用中括号把编号括起来，但遗憾的是Word无祛自动添加中括号，需要人为地手动添加。

    (2)在文档中需要多次引用同一文献时，在第一次引用此文献需要制作尾注，再次引用此文献时打开菜单“插入一交义引用”，“引用类型”选“尾注”，引用

内容为“尾注编号(带格式)”，然后选择相应的文献，插入即可。

   (3)如果是篇幅短小的科技论文的话，到这一步就已经基本结束了。但如果是学位论文的话，参考文献后面一般还有发表论文的情况说明、附录和致谢等，而Word的尾注要么在文档的结尾，要么在“节”的结尾，这两种都不符合我们的要求。解决方法如下:

首先删除尾注文本中所有的编号(我们不需要它，因为它的格式不对)，然后选中所有尾注文本(参考文献说明文本)，点“插入一书签”，命名为“参考文献文本”，添加到书签中。这样就把所有的参考文献文本做成了书签。在正文后新建一页，标题为“参考文献”，并设置好格式。光标移到标题下，选“插入一交义引用”，“引用类型”为“书签”，点“参考文献文本”后插入，这样就把参考文献文本复制了一份。选中刚刚插入的文本，按格式要求修改字体字号等，并用项目编号进行自动编号。

(4)还存在一个问题，打印文档时，尾注页同样会打印出来，而这儿页一般情况下是我们不需要的。解决这个问题，除了通过设置打印页码范围的方法不打

印最后儿页之外，这里还有另外一种方法:

    选中所有的尾注文本，点“格式一字体”，改为“隐藏文字”，切换到普通视图，选择“视图一脚注”，此时所有的尾注出现在窗口的下端，在“尾注”下拉列表框中选择“尾注分割符”，将默认的横线删除。用同样的方法删除“尾注延续分割符”和“尾注延续标记”。删除页眉和页脚(包括分隔线)，选择“视图一页眉和页脚”，首先删除文字，然后点击页眉页脚工具栏的“页面设置”按钮，在弹出的对话框上点“边框”，在“页面边框”选项卡，边框设置为“无”，应用范围为“本节”;“边框”选项卡的边框设置为“无”，应用范围为“段落”。切换到“页脚”，删除页码。选择“工具一选项”，在“打印’，选项卡里确认不打印隐藏文字(Word默认)。这样一来，尾注页就不会打印出来了，从而实现了学

位论文的连续打印。