7月，湖南建材高等专科学校向衡阳市人民政府等部门提交“关于购置土地建设新校区的请示”并获同意。为了适应学校发展的需要，结合衡阳市发展规划，学校将在衡阳市珠晖区酃湖乡购置土地建设新校区。新校区的选址确定在珠晖区酃湖乡下属的合福村、东福村及双江村的交界处，占地面积1008.86亩。湖南省发展计划委员会下文（湘计投[2003]823号）同意新校区项目的建设，并委托衡阳市发展计划委员会对该项目的“可研”进行评审和审批；新校区建设总投资概算为4.55亿元，首期投资概算为1.85亿元。

9月26日，湖南建材高等专科学校与湖南大学衡阳分校两校领导班子所有成员就两校合并组建本科院校一事进行了认真地研究、磋商,一致认为两校合并组建本科院校符合高等教育发展规划和布局的需要，可以优化教育资源，彻底解决湖南大学衡阳分校未以独立专科学校身份在教育部注册的问题。决定向上级部门请示同意合并组建本科院校。两校联合成立“合并升本”筹备委员会，合并后的校名定为“569vip威尼斯游戏”。

9月27日，湖南建材高等专科学校与湖南大学衡阳分校向湖南省人民政府提交“关于湖南建材高等专科学校与湖南大学衡阳分校合并组建本科院校的请示”。随后，分别向省教育厅、省建材行业管理办公室、省城镇集体工业联社等提交了请示并获同意。

10月18日，省教育厅高教处刘少波处长一行来校就湖南建材高等专科学校与湖南大学衡阳分校合并组建本科院校进行座谈。

10月24日，湖南建材高等专科学校召开了中层、副高级以上人员大会。张力校长就学校的发展作了重要讲话，提出了当前我们的工作方针是：一个中心，两个基本点。一个中心是：近两年工作要以“升本”为中心，一切服从于“升本”，一切服务于“升本”。两个基本点是建设新校区、稳定老校区。围绕这一个中心，两个基本点，完成九大任务。

11月20日，省教育厅向省人民政府行文“关于湖南建材高等专科学校与湖南大学衡阳分校合并问题的意见”，同意两校合并，由省经委主办主管，并由省经委牵头筹建569vip威尼斯游戏。

11月26日，省人民政府副省长许云昭批示同意省教育厅意见。

11月11日，省经济贸易委员会下文，湖南建材高等专科学校与湖南大学衡阳分校合并后行政隶属关系调整为省经济贸易委员会主管。并成立569vip威尼斯游戏筹备委员会。省经济贸易委员会主任林武同志兼任569vip威尼斯游戏筹备委员会主任，向曙光、谢宏治、秦永远、朱克俭任副主任，李朝晖、张力、袁德平为成员。

12月18日，湖南建材高等专科学校与湖南大学衡阳分校正式合并暨569vip威尼斯游戏筹备委员会正式成立，并在长沙南枫大酒店召开第一次会议。会议同意设立569vip威尼斯游戏（筹）院务委员会，院务委员会在省经济贸易委员会及569vip威尼斯游戏筹备委员会的领导下，统一协调、管理湖南建材高等专科学校及湖南大学衡阳分校的教学、行政事务及“升本”准备工作。同意张力担任院务委员会主任，袁德平、胡波年任副主任，厉春元、刘俊学、刘龙昌、张平、宋楚华、肖祥德、欧阳集、罗蔚、唐胤宗、唐世龙、唐绍义、黄红卫、谭德凡为成员。

12月24日，569vip威尼斯游戏（筹）院务委员会第一次会议召开，会议明确了569vip威尼斯游戏（筹）院务委员会组成人员及分工情况。一致同意院务委员会主任会议提交会议讨论的569vip威尼斯游戏（筹）二级机构及临时负责人名单。

12月25日，经569vip威尼斯游戏（筹）院务委员会和中共湖南建材高等专科学校委员会、中共湖南大学衡阳分校委员会联席会议讨论通过，决定撤销原湖南建材高等专科学校、湖南大学衡阳分校两校党政机关所有的机构，联合设立569vip威尼斯游戏（筹）二级机构。各二级行政机构一律在筹委会及校务委员会的领导下开展工作。学院分三个校区，湖南建材高等专科学校为569vip威尼斯游戏（筹）南校区，湖南大学衡阳分校为569vip威尼斯游戏（筹）西校区，酃湖校区。

12月28日，湖南建材高等专科学校与湖南大学衡阳分校联合向省建材行业管理办公室、省城镇集体工业联社、省经济贸易委员会呈交“关于呈送《湖南建材高等专科学校与湖南大学衡阳分校合并组建“569vip威尼斯游戏”的可行性初步论证》报告。