您现在的位置: 本站首页 > 工作动态 > 正文

关于做好2016届毕业生档案材料收集、整理、归档及转递工作的通知

浏览数:次 发布时间:2016-05-05 打印本页

关于做好2016届毕业生档案材料收集、整理、归档

及转递工作的通知

各学院、相关部门:

为做好2016届毕业生档案材料收集、整理、归档和转递工作,根据国家、省市人才流动管理暂行条例相关规定,按照学校对毕业生离校工作的统一部署,现将有关工作通知如下:

   一、毕业生档案材料的组织实施

    各学院在档案馆的组织指导下具体实施毕业生档案材料的收集、整理、归档和邮寄信息汇总工作,各学院必须确定一名负责人,由负责人组织、培训学生开展毕业生档案材料收集、整理、移交等工作。

    二、毕业生档案材料归档前期工作

    教务处、团委、学生工作处、招生与就业指导处、后勤管理处等部门是毕业生档案材料形成或暂时保管部门,移交时档案材料必须做到整洁、齐全,文字填写规范(必须使用黑色签字笔书写,不可用圆珠笔、铅笔和红色墨水书写),签字与盖章手续完整,按专业、班级、学号顺序排列,于615日以前移交到各学院。

    1、全国普通高等学校毕业生就业通知书 (招生就业处)

    2、高等学校毕业生登记表;奖励、违纪处分材料(学生工作处)

    3、大学成绩总表;学士学位证明材料(教务处)

    4、毕业前体检表 (后勤管理处)

    5、入团材料(团委)

    6、其它材料(相关部门或个人)

    三、各学院毕业生档案材料收集、整理、移交工作

     1各学院将负责毕业生档案管理的老师名单在610日前以电子邮件的方式发送至档案馆(含学院、姓名、联系方式;发送邮箱为:183694346@qq.com)。

     2、各学院移交至档案馆的材料都要以专业、班级为单位,按学号顺序排列整理好,列出每位毕业生档案材料的移交清单(见附件1)。

     3、移交的材料必须是整理完毕的材料,要求完整、齐全、真实,文字清楚,结论明确,有承办单位或个人署名及日期。手续必须完备,凡规定应由组织审查盖章的,须有组织盖章。 

     4、档案馆工作人员负责核查各学院上交的毕业生材料,核实无误后双方在“毕业生档案材料移交清单”(见附件1)签字盖章。

     5、学生档案归档入册由档案馆协助各学院完成。档案馆负责给每位毕业生提供档案袋1个,在归档过程中,要做到认真填写毕业生档案袋封面、检查每一位学生的档案材料是否齐全、装袋时避免漏装错装,并按专业、班级、学号顺序(从小号到大号)排列档案袋,做到细致,有条不紊。

     6、毕业生档案移交和整理时间安排:

   1)外语学院616日;(2)计信学院617日;(3)安工学院617日;(4)材化学院620日;(5)电信学院621日;(6)机械工程学院622日;(7)建工学院623日;(8)经济管理学院624日。

   四、档案转递须知

1、各学院按照招生就业处提供的毕业生就业信息及毕业生本人提供的调档函汇总需要邮寄档案的学生信息登记表,档案馆根据各学院提供的“毕业生档案邮寄单位、地址信息登记表”办理毕业生档案邮寄,请各学院在627日之前提供excel电子、纸质文档各一份(见附件2)。

   2、根据相关规定,为保证毕业生档案准确转递,要求档案转寄的单位、地址具体详细,如xxxxxx县(区)xxxx号,档案接收单位全称并具体到接收部门。

   3、学生档案不允许自带,如急需调取档案,可等档案整理完毕后毕业生本人凭调档函(或报到证)及身份证原件到档案馆办理转递手续。

   4、待就业毕业生,二年择业期内档案可暂由学校档案馆保存。

   5、档案统一邮寄时间一般安排在7月上旬,毕业生应在档案寄出7天后到档案接收单位查询或在学校档案馆网页上查询邮件信息。发现档案未收到的,请及时向邮政查询,查询期限一年,如仍有疑问请致电(0734-34520340734-3452246)或到档案馆咨询。

 

 

                                             档案馆

                                          201655

附件:1、学院毕业生档案材料移交清单

      2毕业生档案邮寄单位、地址信息登记表

 

 

 

 

 

 

 

 

附件:

1

                 学院       毕业生档案材料移交清单

专业

班级

总人数

已交人数

未交人名单

 

 

 

 

 

 

2

           学院毕业生档案邮寄单位、地址信息登记表(使用excel

专业

班级

姓名

学号

邮寄单位

邮寄地址

接收档案部门或接收人姓名

邮编

单位电话

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

关闭



版权所有@威尼斯(569·vip认证)游戏大厅-Venetian Platform | 地址:湖南省衡阳市珠晖区衡花路18号 | 邮编:421002 | 邮箱:webmaster@hnit.edu.cn

湘教QS3-200505-000096 | 湘ICP备 11007652号 569vip威尼斯游戏网络信息中心制作维护

Baidu
sogou