各学院及相关部门：

为严格执行国家、省市人才流动管理暂行条例相关规定,加强我校毕业生档案管理,确保2015届毕业生档案转递工作顺利进行，按照学校对本、专科毕业生工作的统一部署，现将毕业生档案整理、转递工作安排如下，请各学院和相关部门按照规定和要求协助做好相关工作。

     一、归档材料

      1.高中阶段 

     （1）高中阶段材料及高考登记表（档案馆已归档，各学院不用提供）

2.大学阶段 

（1）全国普通高等学校毕业生就业通知书 

（2）高等学校毕业生登记表 

（3）学习成绩单 

（4）体检表 

（5）入团志愿书 

（6）各类奖励、违纪处分材料 （档案馆已归档，各学院不用提供）

     （7）学士学位认定书

     （8）其它材料

 二、归档要求 

      1、毕业生档案是学生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录，是其就业及今后各单位选拔、任用、考核的重要依据，同时也是大学生出国出境、计算工龄、工作流动、报考公务员和事业单位、转正定级、职称申报、办理各种社会保险以及升学等方面的重要凭证。毕业生档案中归档材料的错误、缺失等，都可能给学生今后的工作、生活带来严重影响。请各学院和相关部门高度重视，加强领导，安排专人负责，做好督促和自查工作。 

2、毕业生档案整理工作由各学院指定一至二名老师全程负责毕业生档案收集、整理和归档事宜，在规定时间内，将毕业生档案材料按要求整理后交至档案馆，并在档案馆工作人员指导下一同归档。 请各学院将负责毕业生档案管理老师的名单于6月25日前报送至档案馆。

3、机关各有关部门有毕业生档案材料的，需交由各学院统一移送，请将相关材料提前整理好，并于6月25日前移送到各学院。

    4、所移交材料要以专业、班级为单位，按学号顺序排列整理好，并列出每位毕业生档案材料的移交清单（见附件1）。同一学院内同名同姓的毕业生，其归档材料要特别注明，以免误装误发。

5、上交的材料必须是整理完毕的材料，要求完整、齐全、真实，文字清楚，结论明确，有承办单位或个人署名及日期。手续必须完备，凡规定应由组织审查盖章的，须有组织盖章。 

6、档案馆工作人员负责核查各学院上交的毕业生材料，核实无误后双方在毕业生档案材料移交清单（见附件1）签字盖章。

7、学生档案归档由档案馆协助各学院归档入册，档案馆提供毕业生档案袋，各学院一定要安排好专人负责此事，在归档过程中，要做到认真细致，有条不紊，不能出差错。

三、毕业生档案移交和整理时间安排

1、外语学院          6月29日

2、计信学院          6月30日

3、安工学院          7月1日

4、材化学院 7月2日

5、电信学院 7月3日

6、机械工程学院 7月6-7日

7、建工学院 7月7-8日

8、经济管理学院 7月8-9日

四、档案转递须知

（一）学生档案原则上不允许自带，如急需调取档案，可等档案整理完毕后凭调档函（或报到证）及身份证到档案馆调取，具体时间安排可在档案馆网页上查询。

（二）待就业毕业生，在二年择业期内档案可暂由学校档案馆保存。

（三）机要转寄地址确认

对于档案要求机要转递的毕业生，本人一定要与用人单位明确档案管理部门，在协议书、录取通知书或调档函上如实填写档案接收单位全称、联系人（根据单位要求决定是否填写）、联系电话、详细地址及邮编（详见附件2《毕业生档案转寄地址填写注意事项》），毕业生要按要求填写并及时交送所在学院，统一录入《2015届毕业生档案转寄信息登记表》（详见附件3，要求以excel格式），学院于毕业生离校后14个工作日内将《2015届毕业生档案转寄信息登记表》电子版及纸质文档送档案馆，档案馆将按照登记表内档案寄发信息转寄档案，各学院对邮寄地址要认真核实。

（四）邮寄单位必须与报到证、就业协议书或调档函所开具单位一致。

     （五）档案邮寄时间一般安排在7月中旬左右，毕业生在档案寄出二月后到档案接收单位查询，如有疑问请在开学后半年内到档案馆查询。

 附件：1、毕业生档案材料移交清单

       2、毕业生档案转寄地址填写注意事项

       3、2015届毕业生档案转寄信息登记表（要求以excel格式）

                                           档案馆

                                    二o一五年六月八日